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关于印发《青岛市民间组织(社会团体、民办非企业单位)登记案卷规范》的通知

2017/9/27 13:33:36

 

各区(市)民管局:
    为了加强民间组织业务档案的完整性、规范性和安全性,我局制订了《青岛市民间组织(社会团体、民办非企业单位)登记案卷规范》,现印发给你们,请遵照执行。市局将于年内按照本规范要求对各区(市)民间组织登记案卷进行检查。
 
 
                                                                            二○○七年八月九日
 
 
 
青岛市民间组织(社会团体、
民办非企业单位)登记案卷规范
 
    一、案卷规范标准
    行政许可案卷规范标准分为基础标准和文书规范标准两部分。基础标准是行政许可是否合法的标准,是案卷合格的基本要素,主要包括主体、内容、程序、决定是否合法,不符合其中任何一项内容的,该案卷即为不合格卷。文书规范标准是卷内文书的基本要素是否齐备、填写是否规范的标准。
    (一)基础标准
    1.主体合法
    (1) 行政许可实施主体具备法定资格。
    (2) 行政许可实施主体在法定职权范围内实施行政许可。
    (3) 被许可人认定准确。
    2.内容合法
    (1) 行政许可事项属于政府确认保留事项或法律法规新设事项。
    (2) 行政许可事实和条件认定符合法律要求。
    (3) 行政许可费用收取符合法律要求。
    3.程序合法
    (1) 按照受理申请、审查、决定、送达、发证的步骤实施行政许可,环节不得颠倒、遗漏。
    (2) 对申请材料实质内容进行核实的,核查人员不得少于两人。
    (3) 行政机关做出受理或者不予受理行政许可申请决定、行政许可决定,应当加盖本行政机关专用印章或本行政机关印章;颁发行政许可证件,应当加盖本行政机关印章。
    (4) 应当送达的法律文书依照法定程序和法定时间送达,并有送达回证。
    4.决定合法
    对于符合法定条件、标准的行政许可申请,应当依法作出准予行政许可的决定。
    (二)文书规范标准
    基本要求:完整齐全、制作规范、语言准确。
    1.受理申请阶段
    ——许可申请文书 (即登记申请书)
    (1) 载明许可申请人基本情况;
    (2) 申请事项名称规范、准确。
    ——许可受理文书
    (1) 许可申请人称谓准确、规范、一致;
    (2) 申请事项名称规范、准确;
    (3) 有行政许可申请材料记载或接收凭证;
    (4) 申请材料不齐全或者不符合法定形式的,有申请材料补正通知书;
    (5) 做出不予受理决定的,书面说明理由并告知申请人向有关行政机关申请;
    (6) 有经办人签字;
    (7) 有许可办理承诺期限;
    (8) 有行政机关盖章并注明日期。
    2.审查决定阶段
    ——现场检查笔录
    (1) 载明现场检查的起止时间和场所;
    (2) 有检查人出示证件、标明身份的情况记载;
    (3) 现场检查情况记录清楚、准确、客观、全面;
    (4) 当事人对笔录无异议应在笔录上逐页签名(捺手印)并注明日期(当事人不在现场或拒绝签名的,应有两名以上见证人或执法人员签名并说明原因);
    (5) 检查人在笔录最后一页签字并注明日期。
    ——询问笔录
    (1) 载明询问笔录的起止时间和场所;
    (2) 有检查人出示证件、标明身份的情况记载;
    (3) 询问事项记录清楚、准确、客观、全面;
    (4) 被询问人须在笔录每页尾部注明“以上阅过无误”并签名;
    (5) 检查人在笔录最后一页签字并注明日期。
    ——许可办理的审批文书
    (1) 许可事项的基本情况记载准确;
    (2) 审查人的意见明确、具体,签名并注明日期;
    (3) 许可实施机关负责人审批意见明确、具体,签名并注明日期。
    ——行政许可决定书
    (1) 许可申请人(被许可人)称谓准确、规范、一致;
    (2) 载明行政许可的具体内容和法律依据;
    (3) 载明做出行政许可决定的理由;
    (4) 不予行政许可的,有告知许可申请人如不服行政许可决定的,可以申请行政复议或者提起行政诉讼的内容;
    (5) 有行政许可实施机关盖章并注明日期。
    3.送达决定阶段
    ——送达回证
    (1) 载明送达文书名称;
    (2) 载明受送达人名称(姓名);
    (3) 送达时间、地点、送达方式准确;(关于送达方式:《民政部门实施行政许可办法》第三十八条规定,一般由受送达人到民政部门办公场所直接领取);
    (4) 有受送达人或见证人签名(受送达人拒收的,应由送达人在送达回证上记明拒收事由,签名并注明日期)。
    二、材料归档基本要求
    (一) 案卷整理应一案一卷;
    (二) 归档的文件材料份数以及每份文件的页数均应齐全完整;
    (三) 卷内文件材料排列有序(应按时间顺序排列,或行政许可决定书在前,其余文书按时间顺序排列);
    (四) 卷内文件材料应按排列顺序,在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角用铅笔填写页号;
    (五) 卷内文件目录项目填写规范,放在卷首;
    (六) 备考表项目填写规范,放在卷尾;
    (七) 使用规范的案卷封皮,案卷封皮项目应按规定填写清楚;
    (八) 卷内文件材料纸张无破损,大小规格统一,无金属物,材料应右下齐,采用不锈钢装订针的方法装订;
    (九) 卷内文件材料文字、案卷封皮、卷内文件目录、备考表应使用钢笔(碳素、蓝黑墨水)、毛笔书写或计算机打印(激光或喷墨打印机),字迹要工整、清晰;
    (十) 文件材料归档及时。成立登记、变更登记、注销登记材料为永久保存档案。年检材料为短期保存档案,保存期限为5年。
    三、卷内材料分类
    (一)社会团体登记案卷
    1.成立登记
    (1) 筹备申请书;
    (2) 业务主管单位批准筹备的文件;
    (3) 章程草案;                                     
    (4) 场所使用权证明;
    (5) 验资报告书;
    (6) 发起人和拟任负责人的简历、身份证复印件;
    (7) 筹备成立社会团体申请表;
    (8) 会员名单;
    (9) 《社会团体法人登记表》;
    (10) 法定代表人登记表;    
    (11) 负责人备案表;        
    (12) 办事机构备案表;      
    (13) 印章备案表;
    (14) 帐户备案表;
    (15) 章程核准表;
    (16) 成立登记申请书;
    (17) 成立大会会议纪要;
    (18) 大会通过的章程;
    (19) 业务主管单位批准成立的文件;
    (20) 大会通过的会费标准和管理办法;
    (21) 申请材料登记表;
    (22) 行政许可申请受理决定书;
    (23) 现场勘查记录;
    (24) 准予行政许可决定书。
    ——分支(代表)机构成立登记
    (1) 设立代表机构的申请书;
    (2) 社团理事会或者常务理事会的会议纪要;
    (3) 业务主管单位审查同意的文件;
    (4) 办公场所产权或使用权证明(包括有关办公场所的地点、面积、使用形式);
    (5) 拟任负责人简历、身份证明(身份证复印件);
    (6) 社会团体负责人备案表;
    (7) 分支(代表)机构登记表。
    2.变更登记
    (1) 变更登记表;
    (2) 业务主管单位同意变更的文件;
    (3) 根据变更事项不同提交的其他材料;
    (4) 准予变更行政许可决定书。
    ——分支(代表)机构变更登记
    (1) 《社会团体分支(代表)机构变更登记表》;
    (2) 根据变更事项不同提交的其他材料;
    (3) 业务主管单位审查同意的文件。
    3.注销登记
    (1) 社团法人注销登记表;
    (2) 业务主管单位同意注销的文件;
    (3) 清算报告书;
    (4) 注销代码、帐户、税务登记的证明;
    (5) 准予注销行政许可决定书。
    ——分支(代表)机构注销登记
    (1) 业务主管单位审查同意的文件;
    (2) 《社会团体分支(代表)机构注销登记表》。
    (二)民办非企业单位登记案卷
    1.成立登记
    (1) 民办非企业单位登记申请表;
    (2) 业务主管单位的许可证或批准文件复印件;
    (3) 章程,须经全体董(理)事会或校委会成员签字;
    (4) 验资报告,由会计师事务所出具;
    (5) 场地使用权证明;
    (6) 授权委托书,经办人非法定代表人的出具;
    (7) 民办非企业单位申请材料登记表;
    (8) 行政许可受理决定书;
    (9) 现场检查笔录;
    (10) 调查询问笔录(对提交的材料或检查内容有疑问时使用);
    (11) 行政许可申请材料补正通知书;
    (12) 民办非企业单位登记审批表;
    (13) 准予行政许可决定书;
    (14) 送达回证。
    2.变更登记
    (1) 民办非企业单位变更登记表;
    (2) 变更法定代表人提交的新法定代表人登记表和原法定代表人离任审计报告;地址变更后的场地证明;开办资金变更后的验资报告;名称变更后的印章备案表;
    (3) 民办非企业单位申请材料登记表;
    (4) 行政许可受理决定书;
    (5) 现场检查笔录(仅适用于地址变更的);
    (6) 调查询问笔录(对提交的材料或检查内容有疑问时使用);
    (7) 行政许可申请材料补正通知书;
    (8) 准予行政许可决定书;
    (9) 送达回证。
    3.注销登记
    (1) 民办非企业单位注销登记表;
    (2) 财务清算报告;
    (3) 民办非企业单位申请材料登记表;
    (4) 行政许可受理决定书;
    (5) 民办非企业单位注销登记审批表;
    (6) 准予行政许可决定书;
    (7) 送达回证。